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MPAcc申請：成功的商務(wù)郵件必須注重10個(gè)小細(xì)節(jié)

來源：    人瀏覽    時(shí)間：2016-07-28 09:46:36

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近年來，電子郵件的發(fā)展可謂突發(fā)飛進(jìn)，日新月異。令人刮目相看。當(dāng)前，它已經(jīng)在商界得到了越來越廣泛的使用。在MPAcc申請過程中，一份成功的商務(wù)郵件的主題和正文內(nèi)容都是不容忽視的，必須注重以下10個(gè)小細(xì)節(jié)：

 

 

 

1、有力的主題

 

人們每天在收件箱里會(huì)收到大量的電郵。想讓你的郵件脫穎而出，給它起一個(gè)吸引收件人眼球的主題就很重要了。主題還要和電郵內(nèi)容密切相關(guān)。如果回復(fù)時(shí)能換個(gè)主題，就會(huì)比“回復(fù)：”好多了。

 

2、正確地發(fā)送

 

把郵件發(fā)給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關(guān)的電子郵件。只有必要的時(shí)候才可以使用抄送和密送功能。此外，電子郵件還應(yīng)該因人而異，這樣更能使別人覺得與自己密切相關(guān)。

 

3、語法準(zhǔn)確無誤

 

在電子郵件中看到錯(cuò)誤是很使人厭煩的。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯(cuò)誤語法只會(huì)降低你的公司和你自己在收件人眼中的公信力。

 

4、言簡意賅

 

人們的注意力是有限的，所以想盡快讀完郵件。因此，盡可能在你的電郵中使用簡單明了的英語。比如，用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調(diào)，像是“最后但并非最不重要的“，還有法律術(shù)語像“參考”或者“請于簽字人聯(lián)系”。

 

5、適當(dāng)?shù)母袷?/strong>

 

你郵件的所有內(nèi)容不應(yīng)該都放在一段，這會(huì)使讀者很難理解你的意思。還要避免有很多從句的長句復(fù)雜句。有邏輯地組織你的文章，包括要點(diǎn)，標(biāo)題和用于說明的副標(biāo)題。

 

6、適當(dāng)?shù)拇朕o

 

像緊急、重要這類的詞旨在抓住讀者的注意力。如果在不必要的時(shí)候使用這些詞，你的郵件對收件人來說就會(huì)顯得沒有價(jià)值。所以，慎重使用“緊急”，只在真正必要的時(shí)候才選取這類詞匯。

 

7、了解目標(biāo)群體

 

你要清楚你的郵件是要寫給誰的。出于這個(gè)目的，你應(yīng)該十分了解你的讀者，在你寫郵件之前必須清楚地知道他們想要看到什么。

 

8、使用鏈接和附件

 

有效地使用附件和超鏈接會(huì)幫助你以高效的方式傳達(dá)信息，還可以使你的郵件引起注意。使用鏈接而不要復(fù)制粘貼大段的內(nèi)容。

 

9、給出回復(fù)的截止日期

 

如果你的郵件需要回復(fù)，那么郵件中應(yīng)該給回復(fù)人明確指出截止時(shí)間。這使收件人更容易理解你想讓他做什么。

 

10、給出明確的行動(dòng)指令

 

如果你的郵件要求讀者完成某項(xiàng)行動(dòng)或任務(wù)，那么指令應(yīng)該清晰明了。不止一次提及，那么讀者就不會(huì)漏掉了。

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